W wielu organizacjach duży problem stanowi przeprowadzenie analizy istniejących systemów, technologii i programów, co bezpośrednio wpływa na nieefektywne i mało wydajne zarządzanie zasobami. Bez względu na charakter działalności konieczna jest wiedza na temat posiadanych zasobów. Prowadzenie dokładnej inwentaryzacji jest kluczem do obniżenia kosztów i zapewnienia bardziej usprawnionego działania oraz zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa. Można polegać na tradycyjnych metodach inwentaryzacji (manualna – liczenie ręczne) lub wdrożyć jakąś formę prowadzenia automatycznego spisu zasobów. Oba podejścia mają swoje zalety i wady, i ważne jest, aby starannie rozważyć względne zalety.
Szybkość i wydajność
Komputerowy system zarządzania zapasami czyni wszystko, począwszy od wprowadzania informacji do inwentaryzacji łatwiejsze. Manualne zliczanie sprzętu może trwać kilka dni, kiedy proces automatycznego zbierania tych samych informacji może trwać kilka godzin.
Generowanie dokumentów
Po wdrożeniu systemu zarządzania zasobami, menedżerowie i pracownicy mogą używać go do automatycznego generowania różnego rodzaju dokumentów, począwszy od zamówień i faktur po wyciągi z rachunków. Menedżerowie mogą również korzystać z systemu automatycznego zamawiania produktów w momencie, gdy zaczyna brakować np. sprzętu.
Poleganie na technologii
W przypadku skomputeryzowanego sposobu prowadzenia inwentaryzacji firma jest na łasce swojej technologii – czynniki zewnętrzne, takie jak przerwy w dostawie prądu lub utraty łączności z Internetem lub siecią może uczynić system chwilowo bezużyteczny.
Dokładność danych
Automatyczny system sam nie gwarantuje dokładności, a dane z inwentaryzacji są dobre w zależności od organiczeń stawianych przy ich wprowadzaniu. Organizacje, które zamierzają wykorzystywać skomputeryzowany system zarządzania zasobami powinny wdrożyć dodatkowo rozwiązanie pozwalające na sprawdzenie poprawności swoich danych. Wybrana próbka danych musi być zgodna ze stanem faktycznym.
Ryzyko oszustwa
Każdy skomputeryzowany system niesie ze sobą ryzyko włamania i nadużyć. Haker może włamać się do systemu i np. przekierować płatność za dostarczone produkty na swoje konto.
Bez względu na sposób przeprowadzania inwentaryzacji, konieczne jest, aby była ona wykonywana cyklicznie. Bez wiedzy na temat posiadanych zasobów, nie ma możliwości sprawnego zarządzania infrastrukturą w organizacji, a co za tym idzie, nieświadomie tworzymy kolejne luki bezpieczeństwa.